Som de fleste mennesker er mine dage fyldt med presserende, men ofte trivielle opgaver.Uplash Da Bonnie Ware, en palliativ sygeplejerske, der passede terminalpatienter i de sidste uger af deres liv, spurgte, hvad folks største beklagelse var, kom 5 svar igen og igen:
- Jeg ville ønske, at jeg havde haft modet til at leve et liv, der var sandt for mig selv, ikke det liv, andre forventede af mig
- Jeg ville ønske, at jeg ikke havde arbejdet så hårdt
- Jeg ville ønske, at jeg havde modet til at udtrykke mine følelser
- Jeg ville ønske, at jeg havde været i kontakt med mine venner
- Jeg ville ønske, at jeg havde ladet mig være lykkeligere
Jeg tænker meget på denne liste, mens jeg arbejder.
Som de fleste mennesker er mine dage fyldt med presserende, men ofte trivielle opgaver. E-mails. Møder. Catchups. Opkald.
Det er som at betale et kreditkort med høj rente. Jeg arbejder selv til knoglerne, men knap nok gør en buk i princippet . Når jeg tænker tilbage på, hvad jeg opnåede af betydning i en bestemt uge, kommer der sommetider ikke engang en ting i tankerne. Hvordan er det, at dette sker?
Under en samtale i Stanford tog Phil Libin, administrerende direktør for Evernote, netop dette spørgsmål op og diskuterede, hvordan man skelner mellem, hvad der haster, og hvad der er vigtigt i dit liv:
Hasteropgaver er opgaver, der skal håndteres med det samme.
Dette er ting som telefonopkald, opgaver med forestående frister og situationer, hvor du skal reagere hurtigt. At svare på en e-mail, når du skal gøre det, er normalt en presserende opgave.
Vigtige opgaver er opgaver, der bidrager til langsigtede missioner og mål.
Dette er ting som den bog, du vil skrive, den præsentation, du gerne vil lave for en forfremmelse, og det firma, du planlægger at starte.
Problemet er, at vigtige opgaver normalt bliver trumfet af presserende opgaver. Så hvis du har en begrænset tid på din dag, hvordan kan du sørge for at afsætte tid til vigtige opgaver?
Brug af en beslutningsmatrix til at afgøre, hvad der er vigtigt
En måde at finde ud af, hvad der er vigtigst, er at bruge Eisenhower beslutning matrix : 
Når du gør det, skifter du den vigtige og presserende.Jamesclear.com/Crew.co
Udviklet af Dwight Eisenhower, en femstjerners general i den amerikanske hær, den øverste kommandør for de allierede styrker i Europa under Anden Verdenskrig, præsident for Columbia University, åh, og en toårig amerikansk præsident, denne enkle boks deler opgaver i enkle kategorier:
I øverste venstre hjørne ( Vigtigt og presserende ), kan du sætte ting som kriser, deadlines og problemer.
Det øverste højre hjørne ( Vigtigt og ikke haster ) kunne bestå af ting som relationer, langsigtet projektering og rekreation.
Nederste venstre hjørne ( Ikke vigtigt og presserende ) kan bestå af afbrydelser, møder og aktiviteter.
Nederste højre hjørne ( Ikke vigtigt og ikke haster ) kan bestå af tidsfordrivere, behagelige aktiviteter og andre trivielle opgaver.
Det er ret nemt at fjerne de ikke vigtige, ikke presserende ting. Det er lidt af en no brainer. Du vil bruge så lidt tid der som muligt.
Vigtige og presserende ting er naturligvis også de første ting, du skal tackle.
Men hvad med at prioritere mellem de to andre kvadranter? Det er her, tingene bliver vanskelige.
De fleste mennesker foretager først uopsættelige opgaver - problemet er det hvis du altid laver presserende opgaver, er du ikke i stand til at udføre vigtige opgaver .
Hastige opgaver kommer altid op. Og der vil altid være mere presserende opgaver, end du har tid til at udføre, uanset hvor hårdt du prøver.
Har du nogensinde fundet dig selv at sige, [X] er virkelig vigtigt, men jeg har ikke tid til det lige nu?
Når du gør det, skifter du den vigtige og presserende. Lao Tzu siger, Time er en skabt ting. At sige 'Jeg har ikke tid' er som at sige 'Jeg vil ikke.'
Eller som Picasso udtrykte det: Udsæt kun det i morgen, hvad du er villig til at dø efter at have fortalt dig.
Sådan gøres vigtige opgaver presserende
Den nemmeste måde at sikre, at en vigtig opgave haster, er at giv det en deadline .
Frister er faktisk det, der gør presserende opgaver presserende: Det faktum, at du skal håndtere dem med det samme. Manglende deadlines er også ofte det, der gør vigtige opgaver så vigtige. De er normalt den slags ting, du i sidste ende kan komme til.
For eksempel skal du betale husleje inden udgangen af måneden. Det er en deadline. Efterhånden som fristen nærmer sig, bliver opgaven mere og mere presserende.
På den anden side er dit mål om at komme i form vigtigt, men det er slet ikke presserende. Gør du har at komme til gymnastiksalen i slutningen af måneden? Sikkert ikke.
Så den første ting, du skal gøre, hvis du vil sikre dig, at vigtige opgaver bliver gjort, er at indstille deadlines. En vigtig opgave er næsten altid et stort sæt opgaver (de er ofte mere som projekter), og for at du kan indstille en deadline, skal du først opdele den i mindre opgaver og indstille deadlines for dem.
Min favorit tilgang til dette kommer fra Få ting gjort , hvor David Allen spørger:
Hvad er den næste fysiske handling, du skal tage for at gøre fremskridt med denne opgave?
Det er den ting, du skal sætte en deadline for.
Nu er det her, hvor den afgørende del kommer ind, fordi det ikke er nok at bare sætte en deadline.
Hvorfor du har brug for alvorlige deadlines
Den anden kvalitet af presserende opgaver, der gør dem presserende, er, at deres deadlines ikke kan forhandles.
Hvis du ikke overholder fristen, er der alvorlige konsekvenser.
Det er indlysende, hvorfor dette er tilfældet med noget som ikke at betale husleje. Først vil din udlejer kalde dig op og råbe på dig. Hvis du er følsom over for socialt pres, vil dette sandsynligvis være nok til at få dig til at betale din leje til tiden. Ellers bliver du til sidst ført til retten og udvist, hvilket er alvorligt nok for de fleste mennesker.
Problemet med bare at fastsætte frister for vigtige opgaver er, at de ikke automatisk bliver alvorlige. Hvis jeg siger, at jeg skal gå i gymnastiksalen inden udgangen af ugen, er der stort set ingen konsekvenser for ikke at nå den frist.
Så hvordan gør du deadlines mere vigtige? Her er et par måder:
1. Gør det offentligt
En måde at gøre en deadline mere alvorlig på er at offentliggøre den. Når du er offentligt ansvarlig over for en deadline, kan du ikke bare narre dig selv. Bagsiden af denne mønt er, at hvis du indstiller en dato offentligt, skal du bedre sørge for, at du rent faktisk kan ramme den. Der er intet som stresset ved at skulle nå en deadline, som du har sat for aggressivt for dig selv.
2. Opret belønninger og straf
En anden måde at gøre en deadline mere alvorlig er at oprette en belønning for at ramme den eller straffe for manglende. Sæt dette sæt belønninger og straf på forhånd, og sørg for at du ikke er den person, der er ansvarlig for faktisk at udføre det. Skriv f.eks. En check på $ 2000 til en politisk organisation, du hader, giv den til din ven og bed dem om at sende den, hvis du ikke når deadline.
3. Hold andre ansvarlige
Når det kommer til at holde andre (som medlemmer af dit team) ansvarlige over for deadlines, er det vigtigt at få folk til at indse, hvor vigtige deadlines er vigtige for dig. Du kan ikke tolerere savnede deadlines. Og det betyder faktisk at tjekke ind og have ubehagelige samtaler, når deadlines går glip af. Hvis du ikke gør dette, antager folk forståeligt nok, at deadlines ikke er så vigtige for dig, og de begynder at blive skubbet tilbage eller savnet oftere og oftere.
4. Indstil konstante påmindelser til dig selv
Det er meget let at ignorere en deadline, medmindre du har en konstant påmindelse. Hastende opgaver har ofte indbyggede påmindelser, som din ven eller ægtefælle, der bliver ved med at bugge dig for at gøre noget. For vigtige opgaver skal du selv oprette disse påmindelser. Læg klistermærker omkring dit skrivebord. Indstil kalenderbegivenheder eller timere. Sæt et tegn ved dit spejl på badeværelset. Gør hvad du skal gøre for.
*****
Ser det ud som en masse arbejde? Nå, det kan være i starten. Men med tiden bliver det lettere, og du vil opdage, at du føler dig meget mindre stresset.
Du har altid nok hastende opgaver til at udfylde en hel dag, uge, år eller endda levetid. Men hvad du virkelig skal bruge det meste af din energi på, er at udføre vigtige ting, så du ikke finder dig selv med en liste over beklager over ting, du aldrig har fundet tid til at gøre.
Jory MacKay er redaktør @CrewLabs , hvor dette indlæg oprindeligt dukkede op . Vil du lære at blive den bedste version af dig? Klik her at slutte sig til de tusinder af producenter og iværksættere, der får vores ugentlige e-mail om at øge din kreativitet og produktivitet.
