Ubehageligheder: Start ikke en e-mail med 'Jeg håber, det finder dig godt'

Mange mennesker, jeg ikke kender, begynder e-mails med gitterhilsenen, jeg håber du har det godt, mit sædvanlige svar: Ja ... Jeg kender dig ikke, og jeg er godt nok til at slette din e-mail uden at læse videre.

Og i betragtning af resultaterne af en uformel undersøgelse har mange mennesker det samme.

Catharine Hamm, rejseditor for Los Angeles Times , der modtager utallige pladser fra potentielle bidragsydere og PR-agenter, frygter også at modtage. Jeg håber, du er godt e-mails. Det er ved Guds nåde, at jeg har det godt, men hvad hvis jeg ikke var det? hun spurgte. Jeg er sikker på, at jeg ville være lige så vred ... Til disse mennesker siger jeg dette: At opbygge et forhold betyder at hjælpe mig med at gøre mit job og ikke spørge mig, hvordan jeg har det. Det betyder at forstå mit marked og ikke prøve at forstå min psyke. Det betyder at identificere og adressere mine journalistiske behov og ikke hjælpe mig med at finde mit personlige center.

Barbara Teszler, administrerende direktør for Teszler PR i Santa Monica, Californien, sigeråbning med Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt, er lige deroppe med et koldt opkald, der begynder. Læg ikke på, eller mail markeret vigtig information med rødt på konvolutten (den vigtige information er, at du er forhåndsgodkendt til en kredit kort med et firma, som du ikke er ligeglad med). Folk vælger 'Jeg håber du har det godt' for at skabe en personlig forbindelse - det får det til at lyde som om du allerede har mødt denne person, og at ignorere eller afvise en person, du har mødt personligt, er mere uhøfligt end at ignorere en fremmed dig Jeg har aldrig mødt, så din e-mail i teorien er mere tilbøjelig til at blive læst på denne måde - men det forekommer mig konstrueret og oprigtig.

Mike Plugh, lektor i kommunikation ved Manhattan College, mener, at disse hilsener har mere at gøre med modtagerens fortolkning end afsenderen. Hvis nogen skriver: 'Jeg håber, du havde en dejlig uge' eller 'jeg håber, det finder dig godt', er der en chance for, at du har haft en frygtelig uge, eller at du langt fra er 'godt', men anerkendelsen af ​​vores fælles menneskeheden er det virkelige budskab snarere end noget konkret håb, siger Plugh. Årsagen til, at disse venlige hygge kan virke oprigtige, er fordi de stirrer på os fra en hvid skærm, som i sagens natur er upersonlig.

Abonner på Braganca's Daily Newsletter En e-mailserver viser alarmer for spam eller uønskede e-mails.Foto: Ian Waldie / Getty Images

Ifølge McClain Watson, direktør for forretningskommunikationsprogrammer i Naveen Jindal School of Management ved UT Dallas, har folk brug for at lyse op. Hvis sætningen 'Jeg håber du har det godt' i en e-mail fremkalder et følelsesmæssigt svar fra dig, har denne sætning gjort sit job, siger Watson. Tonen i det meste af vores daglige e-mail er proceduremæssig, transaktionel og lyder som om den blev skrevet af zombier til zombier. En udfordring for dem af os - som mig - der ønsker at skrive en e-mail til mennesker med et bankende hjerte, er at finde en måde at skabe en sympatisk forbindelse med læseren, så vores e-mail læses med en menneskelig stemme. 'Jeg håber du har det godt' er måske ikke den bedste måde at nå dette mål på, men det gør et anstændigt job meget af tiden.

Etiketteekspert Brooke Straiton anbefaler, at du skriver dine e-mails baglæns. Din første sætning skal opsummere dine behov eller hensigten med e-mailen, siger hun. Dette gør det muligt for nogen at vide helt fra starten, om dette er en e-mail, der skal behandles hurtigst muligt, arkiveres som informativ, eller hvad den passende handling måtte være. Hvis du vil tilføje 'lækkerier', skal du lade dem være til slutningen.

Jill Tipograph, medstifter af Tidlige scenekarrierer , en konsulentvirksomhed, der hjælper unge mennesker med at få praktikophold eller første job, indrømmer at det er svært at hoppe lige ind i erhvervslivet, så det er vigtigt at finde ud af den rigtige tilgang. Din personlighed og ægthed skal etableres. Du skal finde noget behageligt og acceptabelt med hensyn til tilgang. Det er ikke en størrelse, der passer til alle, siger hun. Hver situation er forskellig. Metoden skal afspejle den statur og / eller det billede, du kan finde online.

###

Pitch Perfect: Effektive måder at starte en e-mail på

Bragancaen bad Jill Tipograph om at tilbyde tip til forbedring af e-mails:

Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt bør reserveres til et telefonopkald eller en opfølgende e-mail til en personlig introduktion. Hvis du ikke kender personen endnu, er det bedst at bruge en anden tilgang.

Ægtheden skal være reel, eller gå ikke den vej. Vær professionel, ikke afslappet. Tænk på at købe et kort: Ville du sende et overdreven eller alt for oprigtigt kort til nogen, du ikke kender?

Fejl på den konservative side i tilgang. Start en e-mail med Dear Mr./Ms./Dr .; Flyt kun til personlige navne, når et forhold eller en rapport er etableret. Hej eller Hey er alt for afslappet. Brug rigtige navne: Hvis deres navn er Robert, skal du ikke henvise til dem som Bob i en indledende e-mail.

Nævn henviseren (hvis du har deres tilladelse) - start altid med den pågældende persons navn i emne og første linje. Det er dit aktiv. Kære (blank) —Jeg blev henvist af (blank), der troede, at du ville være en god at kontakte om (blank).

Gå hen til folk, der bruger deres branchejargon - folk i kreative områder taler på en måde, mens de i banker bruger en anden. Men under alle omstændigheder er det klogt ikke at være ekstrem. Forskellige industrier har forskellige standarder.

Brug en morder-emnelinje - folk gider ikke læse den faktiske e-mail, hvis emnet ikke resonerer. Sørg for, at det er relevant, pittigt og giver nogen grund til at åbne. Så meget går spam til i disse dage, så det er vigtigt og værdifuldt at indsætte en fælles interesse, alma mater eller en person, der har anbefalet dig.

Send en opfølgende e-mail - første e-mails bliver ofte ikke læst. Differentier det: Jeg håber, du har en dejlig uge og ønskede at følge op på min e-mail i sidste uge.

Pet Peeves

Undgå emojier, da de kan skabe et forkert førsteindtryk.

Nævn ikke nogen uden deres tilladelse.

Tildel ikke personen et kaldenavn. Historie: En nylig college-grad henvendte sig til Jill online og sagde, Hey Jilly. Ingen har kaldt mig Jilly siden jeg var barn, og kun min mand i mange år kalder mig det kærligt fra tid til anden, sagde hun. Jeg blev meget afskrækket.

Tredobbelt bevis - det er pinligt at se stavefejl og forkert brug af grammatik - især en persons forkerte navn eller firma (tænk college-applikationer, f.eks. Forkert college-navn i et essay).

Bed ikke om gratis rådgivning eller et job uden at tilbyde noget af værdi i bytte. Det er alt for påstået og en afbrydelse.